Långtidsbevarande av data

Eftersom Lunds universitet är en myndighet ska universitetet, i enlighet med arkivlagen, arkivera handlingar som framställs inom forskningen. Detta inkluderar till exempel forskningsdata, etiktillstånd, forskningsdokumentation och publikationer. Vid Lunds universitet arbetar avdelningen Dokumenthantering med support till forskarna och fakulteterna vad gäller arkivering.

Genvägar till innehållet

• Att leverera forskningsdata till långtidsbevarande
• Regler om bevarande och gallring
• Offentlighet och sekretess
• Ägande och upphovsrätt

Att leverera forskningsdata till långtidsbevarande

När ett forskningsprojekt är avslutat ska de forskningsdata som ska bevaras levereras till långtidslagring. Vid kontinuerligt pågående forskning levereras data vid lämpligt tillfälle.

Analogt forskningsmaterial levereras till Universitetsarkivet i samråd med naturvetenskapliga fakultetens arkivarie. För elektroniska forskningsdata finns ännu ingen arkivlösning. Därför är det viktigt att se till att elektroniska forskningsdata förvaras på ett säkert sätt på respektive institution.

Kontaktuppgifter till fakultetens arkivarie, Jesper Zimmerman – medarbetarwebben.lu.se

Läs mer om arkivering av forskningshandlingar på Medarbetarwebben

Regler om bevarande och gallring

Reglerna om bevarande och gallring av forskningsdata följer samma princip som för andra handlingar inom forskning och undervisning, nämligen att vi motiverar varför vi gallrar, inte varför vi bevarar.

Vissa forskningshandlingar måste alltid bevaras, till exempel forskningsdata som är unika eller endast med stor möda kan återskapas och som bedöms ha ett vetenskapligt eller kulturhistoriskt värde.

Vissa handlingars bevarandevärde ska prövas. Detta görs i samråd mellan forskningsprojektledare, arkivarie och prefekt. Primärmaterial kan gallras om det inte är unikt eller bedöms ha ett vetenskapligt eller kulturhistoriskt värde. Det kan till exempel handla om laborationer som kan göras om. För gallringsbara forskningshandlingar är gallringsfristen 10 år. För gallringsbara läkemedelsprövningar är gallringsfristen 15 år.

Författningstexter och tillämpningsbeslut

Riksarkivet, som är tillsynsmyndighet för statliga myndigheters arkivverksamhet, har gett ut föreskrifter som behandlar regler för gallring av forskningshandlingar. Lunds universitet har tillämpat Riksarkivets föreskrifter i en lokal gallrings- och bevarandeplan:

• Riksarkivets föreskrift om bevarande respektive gallring av statliga forskningshandlingar (RA-FS 1999:1) (PDF, 123 kB, ny flik)
• Lokalt tillämpningsbeslut om gallring av forskningshandlingar (PDF, 220 kB, ny flik)
• Lunds universitets dokumenthanteringsplan (PDF, 4,4 MB, ny flik)
• Läs mer om arkivering av forskningshandlingar på Medarbetarwebben

Offentlighet och sekretess

Forskningsdata som skapas på universitetet omfattas av offentlighetsprincipen som ger allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar. Forskningsdata är allmänna handlingar som är offentliga om inte sekretessbestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) förhindrar ett utlämnande.

Läs om utlämnande av allmän handling och sekretess på Medarbetarwebben

Ägande och upphovsrätt

Lunds universitet är en myndighet, och handlingar som framställs inom forskningen tillhör därför universitetet. Detta inkluderar forskningsdata. Om du lämnar universitetet får du som forskare alltså inte ta med dig forskningsdata. Däremot äger du de intellektuella rättigheterna till dina forskningsresultat och kan fritt ta med dig denna information. Du får dock inte ta med dig själva originalhandlingarna (analoga eller digitala).

Vid samarbete med andra lärosäten eller aktörer är det viktigt att upprätta avtal för att slå fast vem som har äganderätten till forskningsdata som ingår i samarbetet. Detta för att bestämma vem som ansvarar för arkiveringen.

Hitta mallar för olika typer av avtal på Medarbetarwebben